Personalstunden im Versand sparen: Kommissionierung und Packprozesse optimieren

Wenn im Versand ständig Personal fehlt, liegt die Ursache selten allein an zu wenig Mitarbeitenden. Häufig steckt hinter den Verzögerungen eine Prozessstruktur, die Arbeitszeit unnötig bindet – durch lange Wege, unklare Zuständigkeiten oder Material, das im falschen Moment nicht greifbar ist. Wer die Kommissionierung optimieren möchte, sollte deshalb nicht zuerst über zusätzliches Personal nachdenken, sondern über die Abläufe, in denen dieses Personal arbeitet. Dieser Artikel zeigt, an welchen Stellen im Lager- und Versandalltag Personalstunden tatsächlich verloren gehen, welche organisatorischen Stellschrauben dagegenwirken und wo eine durchdachte Materialorganisation ein Baustein davon ist. Für Personalverantwortliche und Betriebsleiter mittelständischer Unternehmen ergibt sich daraus ein Blick auf den Versand, der über reine Kapazitätsplanung hinausgeht.

Warum Verpackungsprozesse zum Personalthema werden

Ein Packplatz, an dem Kartons, Füllmaterial und Klebeband nicht an festen Orten liegen, erzeugt bei jedem Vorgang kleine Suchbewegungen. Diese Sekunden summieren sich über den Tag zu einer Größenordnung, die spürbar wird, ohne dass eine einzelne Ursache dafür verantwortlich zu machen ist. Aus personalwirtschaftlicher Sicht ist das relevant, weil sich diese verlorene Zeit nicht durch mehr Personal kompensieren lässt – zusätzliche Mitarbeitende arbeiten in einer unstrukturierten Umgebung genauso ineffizient wie die vorhandenen.

Ein zweiter Effekt kommt hinzu: Wechselt das verwendete Verpackungsmaterial häufig, etwa weil je nach Sendung unterschiedliche Kartonarten oder -größen zum Einsatz kommen, steigt die kognitive Belastung am Packplatz. Mitarbeitende müssen bei jedem neuen Auftrag neu entscheiden, welches Material passt, statt einem eingespielten Muster zu folgen. Hier entstehen Fehler – falsch dimensionierte Sendungen, beschädigte Ware durch zu viel Bewegungsspielraum im Karton oder unnötig hohe Versandkosten durch überdimensioniertes Material. Personalengpässe zeigen sich dann oft zuerst als Fehlerquote, nicht als fehlende Arbeitsstunde. Wer die beiden Symptome getrennt betrachtet, übersieht leicht, dass sie eine gemeinsame Ursache haben: einen Packprozess, der zu viele Mikroentscheidungen von den Mitarbeitenden verlangt.

Typische Zeitfresser in Lager und Versand

Drei Arten von Zeitverlust treten in der Praxis besonders häufig auf, auch wenn sie im Tagesgeschäft selten als solche benannt werden. Der erste ist die Suche nach passendem Verpackungsmaterial: Steht nicht sofort die richtige Kartongröße bereit, wird improvisiert – ein größerer Karton wird notdürftig ausgepolstert, oder ein zu kleiner Karton wird mit Kraftaufwand geschlossen. Beides kostet Zeit und erhöht das Risiko von Transportschäden.

Der zweite Zeitfresser ist das nachträgliche Umpacken. Wird eine Sendung erst nach dem Verschließen als falsch dimensioniert erkannt, muss der gesamte Packvorgang wiederholt werden. Das betrifft nicht nur die reine Packzeit, sondern auch das bereits verbrauchte Material, das häufig nicht wiederverwendbar ist. In Betrieben mit hohem Sendungsaufkommen wirkt sich das auf zwei Ebenen aus: auf die reine Durchlaufzeit einer Sendung und auf die Motivation der Mitarbeitenden, die denselben Vorgang doppelt ausführen müssen.

Der dritte Faktor ist weniger offensichtlich, aber ebenso wirksam: uneinheitliche Ablageorte für Verpackungsmaterial zwischen verschiedenen Schichten oder Packstationen. Wechselt ein Mitarbeiter zwischen Arbeitsplätzen, muss er sich jedes Mal neu orientieren, wo welches Material liegt. Dieser Effekt lässt sich reduzieren, ist aber nur schwer vollständig zu vermeiden, solange keine einheitliche Struktur über alle Stationen hinweg besteht. In der Summe zeigen alle drei Punkte denselben Mechanismus: Nicht die Packzeit selbst ist das Problem, sondern die Entscheidungs- und Korrekturzeit rund um den eigentlichen Packvorgang.

Materialwahl als organisatorischer Hebel

Standardisierte Kartongrößen verändern die Ausgangslage am Packplatz grundlegend, weil sie die Zahl möglicher Entscheidungen reduzieren. Statt aus einem unübersichtlichen Bestand die passende Größe zu suchen, arbeiten Mitarbeitende mit einem begrenzten, klar definierten Sortiment, dem sich jede Sendungsart eindeutig zuordnen lässt. Das verkürzt nicht nur die reine Packzeit, sondern senkt auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlentscheidungen, weil weniger Optionen gegeneinander abgewogen werden müssen.

Bei einwelliger Wellpappe zeigt sich dieser Effekt besonders deutlich, weil hier bereits die Längenklasse über Stabilität und Materialeinsatz entscheidet: Kürzere Kartons kommen mit dünnerem Wellprofil aus, während längere Formate mehr Grundfläche stützen müssen und entsprechend robuster ausfallen. Wer sein Sortiment nach solchen Längenklassen ordnet, kann Packanweisungen direkt daran ausrichten, statt für jede Sendung individuell zu entscheiden. In der Praxis reicht die Preisspanne solcher Faltkartons von wenigen Cent pro Stück bei kürzeren Längen bis zu einem knappen halben Euro bei den größten Formaten – ein Unterschied, der sich bei hohem Sendungsvolumen durchaus in der Materialkalkulation bemerkbar macht, aber gegenüber den Kosten falsch dimensionierter Sendungen meist zweitrangig bleibt.

Für die Personalplanung ist relevant, dass sich diese Struktur direkt in Einarbeitungszeit übersetzt: Wer nur wenige, klar benannte Größen kennt, kommt schneller zu sicheren Entscheidungen als jemand, der aus einem breiten, unsortierten Bestand wählen muss. Online-Sortimente, in denen sich passende Kartons nach Länge und Wellenart auswählen lassen, bieten dafür eine Übersicht, die sich an genau solche Standardprozesse anpassen lässt, ohne dass jede Bestellung neu verhandelt werden muss. Damit wird die Materialwahl selbst zu einem organisatorischen Werkzeug, nicht nur zu einer Beschaffungsentscheidung.

Schulung und Standardisierung von Packprozessen

Neue Mitarbeitende benötigen im Versand in der Regel deutlich länger, bis sie sicher arbeiten, wenn Packvorgänge nicht schriftlich festgelegt sind. Eine Checkliste, die für jede Packstation die zulässigen Kartongrößen, die Reihenfolge der Arbeitsschritte und die Kriterien für die Materialauswahl festhält, ersetzt einen großen Teil des Wissens, das sonst nur durch Zusehen und Nachfragen bei erfahrenen Kollegen erworben wird. Der Effekt ist doppelt: Neue Kräfte werden schneller produktiv, und erfahrene Mitarbeitende werden weniger häufig für Rückfragen aus ihrer eigenen Arbeit herausgerissen.

Eine feste Materialzuordnung – also die klare Regel, welche Sendungsart mit welchem Karton verpackt wird – wirkt in dieselbe Richtung. Sie nimmt die Entscheidung aus der einzelnen Situation heraus und verlegt sie in eine einmal getroffene, dokumentierte Vorgabe. Das reduziert nicht nur die Fehlerquote, sondern auch die psychische Belastung am Packplatz, weil weniger Situationen entstehen, in denen eine Person unsicher ist und eine andere um Rat fragen muss. Gerade in Betrieben mit saisonalen Schwankungen, in denen kurzfristig Aushilfskräfte eingesetzt werden, zeigt sich der Wert solcher Standardisierung besonders deutlich: Wo Regeln schriftlich vorliegen, sinkt die Abhängigkeit von einzelnen erfahrenen Personen, die sonst als einzige den Überblick über Ausnahmen und Sonderfälle behalten.

Kommissionierung optimieren: praktische Empfehlungen für den Betrieb

Wer die Kommissionierung im eigenen Betrieb systematisch verbessern will, sollte zunächst die tatsächlichen Abläufe beobachten, statt allein auf Erfahrungswerte aus Gesprächen zu vertrauen. Eine einfache Methode ist die Zeitmessung an wenigen typischen Packvorgängen über mehrere Tage, um zu erkennen, an welcher Stelle im Ablauf tatsächlich Pausen oder Unterbrechungen entstehen. Häufig zeigt sich dabei, dass nicht der Packvorgang selbst, sondern die vorbereitenden Schritte – Materialsuche, Entscheidung über die richtige Größe, Weg zur Packstation – den größten Anteil der Zeit ausmachen.

Darauf aufbauend lassen sich drei Maßnahmen priorisieren: erstens die Reduktion der verwendeten Kartongrößen auf ein überschaubares Set, zweitens die feste Zuordnung von Material zu Packstationen, damit Wege kurz bleiben, und drittens eine schriftliche Anleitung, die neue Mitarbeitende ohne ständige Rückfrage nutzen können. Diese Reihenfolge ist bewusst gewählt: Eine Standardisierung des Materials ohne begleitende Anleitung bringt wenig, weil das Wissen um die Zuordnung weiterhin nur in den Köpfen erfahrener Kollegen existiert. Umgekehrt läuft eine Anleitung ohne standardisiertes Material ins Leere, weil sie ständig Ausnahmen abbilden müsste. Erst die Kombination beider Maßnahmen entfaltet die Wirkung, die sich in weniger Personalstunden pro Sendung niederschlägt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Woran erkennt ein Betrieb, ob Verzögerungen im Versand personelle oder organisatorische Ursachen haben?

Ein Hinweis ist, ob sich die Verzögerungen auch bei voller Personalbesetzung wiederholen. Treten dieselben Engpässe unabhängig von der Anzahl anwesender Mitarbeitender auf, deutet das stärker auf Abläufe und Materialorganisation als auf eine reine Personalfrage hin.

Welche Maßnahme sollte ein Betrieb zuerst umsetzen, wenn Ressourcen begrenzt sind?

Meist bringt die Reduktion der verwendeten Kartongrößen auf ein überschaubares Sortiment den schnellsten Effekt, weil sie unmittelbar die Entscheidungslast am Packplatz senkt, bevor aufwendigere Schulungsmaßnahmen greifen.

Lohnt sich eine Standardisierung auch in kleinen Betrieben mit wenigen Versandmitarbeitenden?

Ja, denn gerade bei geringer Personaldecke wirkt sich jede eingesparte Suchzeit stärker auf die Gesamtkapazität aus, weil weniger Personen die Ausfälle durch Ineffizienz auffangen können.